Комуникативни умения на работното място

0  КОМЕНТАР/И

Независимо в какво се състои работата ви, едно е сигурно - нуждаете се от отлични комуникативни умения, които да ви помогнат да предавате и да получавате информация. Ползвате тези си умения, когато разговаряте с клиент, когато изпращате имейл до мениджъра си или разговаряте с колега, ... 

Вижте кои са 8-те ключови комуникативни умения, които са ви необходими, за да сте успешни на всяко работно място.

Форми на комуникация

Комуникацията на работното място се осъществява по различни начини и чрез различни канали. Ето 4-те най-често срещани форми:

  • Вербална комуникация - думите, които казвате и чувате от другите, предавани лично, по телефон или във видео чат.
  • Невербална комуникация - съобщенията, които предавате, чрез езика на тялото ви, тона на гласа ви, позиционирането ви в пространството спрямо вашия събеседник, и дори чрез начина, по който сте облечени.
  • Писмена комуникация - предаване на информация чрез текст в интернет, в имейл или в текстово съобщение.
  • Визуална комуникация - използване на снимки, таблици, графики и изображения за предаване на информация.
8 ключови комуникативни умения

8 ключови комуникативни умения, необходими на всяко работно място

Ето и кои са 8-те ключови комуникационни умения, които всички използваме на работното си място чрез една от горните форми на комуникация, за да бъдем разбрани или да разберем другите.

1. Активно слушане

Активното слушане ви помага да съберете необходимата информация, да редуцирате евентуални недоразумения, да изградите плодотворни взаимоотношения и да си сътрудничите добре с другите.

Когато слушате активно, вие присъствате изцяло „тук и сега“ и фокусът ви е върху събеседникът ви. Обръщате внимание не само на неговите думи, но и на тона му, езика на тялото му и на всички други знаци, които той изпраща без да ползва думи.

Съвет

За да слушате активно, осъществете очен контакт с говорещия, обърнете се с цялото си тяло към него и кимайте и реагирайте с подходящи изражения на лицето си. Ангажирайте се и с това, което чувате: водете си бележки, задавайте въпроси, повтаряйте казаното и споделяйте мнението си.

2. Яснота

Всеки път, когато общувате, трябва да имате яснота какво се опитвате да постигнете. А след това трябва и да предадете какво целите ясно на вашата аудитория.

Как да го направите?

Дефинирайте желаните от вас крайни резултати още на етапа на планиране на разговора. Продължителността на планирането зависи от ситуацията - за важна презентация може да ви отнеме дни или дори седмици, докато за предаване на бързо съобщение на колега може да ви отнеме само минута-две.

Съвет

Направете пауза, преди да кажете или напишете нещо и помислете: Какво искате да научи човекът, който получава вашето съобщение? Искате просто да го информирате за статуса на текущ проект? Да го помолите за услуга? Изяснете целта си.


След това изложете директно основните точки на вашето послание и се уверете, че събеседникът ви разполага с цялата информация, за да разбере какво му казвате. Трябва и да прецените какво точно количество информация да му дадете – тя не трябва да е твърде малко или пък твърде много.

Яснотата в комуникацията е особено важна и когато отправяте искане. Посочете ясно какво ви е необходимо, какъв е крайния срок и доколко е важно за вас и за организацията.

3. Осъзнатост за аудиторията

Да сте осъзнати за аудиторията си означава да имате предвид получателите на вашето съобщение, докато го планирате и когато го споделяте. Приспособяването на начина, по който общувате с конкретната аудитория, ви помага да бъдете наистина разбрани и да постигнете целта си.

Пример

Ако споделяте ежедневен работен проблем на прекия си ръководител, можете спокойно да използвате жаргонни думи и фрази. Но ако искате да обясните същата ситуация на външен за компанията човек, се налага да я преформулирате така, че да бъдете разбрани.

Всеки път, когато общувате с някой, взимайте предвид и доколко той е информиран за темата на разговора. Ето някои въпроси, които ви помагат да прецените това:

  • Какво знаят събеседниците ви по темата?
  • Как най-добре усвоява информация вашата аудитория? С примери, с идеи и концепции, с визуалните средства?
  • Ще разберат ли терминологията, която ползвате?
  • Защо това, което казвате, е важно за тях? Как и доколко ги касае?

4. Избор на подходящи метод на комуникация и тон

При избор на една от формите на комуникация - вербална, писмена или визуална, имайте предвид и по-специфичните подходи, които може да използвате.

Пример

Ако нещо може да се съобщи най-добре устно, то това в непринуден разговор ли е най-добре да стане или в официална работна среща?

За да изберете правилния метод за комуникация, е желателно:

  • Да имате предвид аудиторията си: Можете да изпратите бързо съобщение до колегата, с който сте близки, но е добре да отделите време, за да напишете професионален имейл до Изпълнителния директор.
  • Да изберете най-добрия канал за предаване на конкретното съобщение: Имейл, за да опишете ситуация, която изисква по-детайно обяснение, лична среща за обсъждане на трудна тема с колега или пък презентация за споделяне на данни от направено проучване?
  • Да имате предвид и вашите предпочитания: Съобразете предпочитанията на аудотирията си, но и вземете предвид и вашите силни страни.

Съобразете и тона си със съдържанието на съобщението си.

Пример

Ако си взаимодействате с човек, който не познавате добре, придържайте се към по-официален тон. Ако пък познавате много добре събеседника си, използвайте по-неформален тон.

5. Емоционална интелигентност и емпатия

Емоционалната интелигентност означава да сте в хармония с емоциите – както вашите собствени, така и на другите – и да реагирате на тях по подходящия за конкректната ситуация начин.

За да използвате емоционалната интелигентност в служебната си комуникация, отделете време, за да оцените собственото си емоционално състояние.

Пример

Колега е допуснал грешка в работата си и се налага вие да работите допълнително, за да я оправите? Признайте пред себе си, че може би сте ядосани и раздразнени, защото това е нарушило плановете ви за деня, и помислете как тези ваши емоции могат да се проявят в комуникацията ви с другите около вас.

Помислете и дали събеседникът ви може също да е под влияние на силни емоции. Ако негово поведение или изказване ви изглежда изненадващо или нехарактерно, то е доста вероятно да е провокирано от емоция. Отделете време, за да разберете и оцените пълната картина, преди да вадите заключения.

6. Даване и получаване на конструктувна обратна връзка

Конструктивната обратна връзка ви помага да си сътрудничите добре с другите и да се развивате професионално.

Когато получавате обратна връзка, не се поддавайте на желанието си да заемете отбранителна позиция. Използвайте уменията си за активно слушане и емоционалната си интелигентност, за да разберете не само какво казва другият човек, но и защо го казва и как може да се чувства от това.

Когато давате на обратна връзка, опитайте се тя да е ясна и ориентирана към действие, и използвайте примери, за да предоставите контекст.

7. Език на тялото

Езикът на тялото е начинът, по който се държите и изразявате себе си, докато говорите и слушате.

Когато говорим за отлични комуникативни умения на работното място, съществуват 4 сценария, при които трябва да сте наясно с езика на тялото:

  • Език на тялото на другите хора, когато ви слушат: Къде се намират в пространството, изражението на лицето, позата, дори жестовете им, ви дават идея в каква посока да насочите разговора.
  • Език на тялото на другите хора, когато говорят.
  • Вашият език на тялото, когато слушате: Езикът на тялото ви говори по-силно от думите ви. Имайте предвид и че когато думите и езикът на тялото ви не съвпадат, събеседникът ви приема за верен езикът на тялото ви.
  • Вашият език на тялото, когато говорите: Усмихвате се и ползвате непринуден тон? Човекът, с когото говорите, вероятно ще приеме това, което казвате, като положително послание. Ако обаче не го гледате в очите или сте се прегърбили? Може да си помисли, че сте нервни или дори незаинтересовани.

8. Презентиране и говорене пред публика

На повечето работни позиции в даден момент ще ви се наложи да общувате с по-голяма група хора - независимо дали ще споделяте идеите си или резултатите от работата си.

За да сте успешни в говоренето пред публика, комбинирайте няколко от уменията в тази статия, като например:

  • Яснота: Установете каква е целта на това, което казвате, преди да започнете да говорите, и се уверете, че всичко, което казвате, ви води към тази цел.
  • Осъзнатост за аудиторията: Предайте съобщението си по начин, който всеки от аудиторията би разбрал.
  • Език на тялото: Обърнете внимание на езика на тялото на вашата публика. Забавете или ускорете темпото, ако е необходимо, и дайте на аудиторията си възможност да ви задава въпроси.
  • Визуални елементи: Уверете се, че слайдовете ви съдържат основно снимки, графики и други помощни визуални средства, а не текст. Те следва да допълнят представянето ви, а не да ви заменят като говорител.

Прочетете още


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Абонирай се за електронния ни бюлетин!

>
Success message!
Warning message!
Error message!