Бизнес имейл етикет – 18 основни правила

Независимо каква е вашата позиция, добрият имейл етикет е ключов фактор за успеха ви на работното място.

Вижте основните правила при изготвяне на ефективен професионален имейл, за да избегнете всякакви недоразумения във вашата бизнес кореспонденция и да изградите и запазите отличен професионален имидж.

Бизнес имейл етикет

Бизнес имейл етикетът представлява комбинация от препоръки за ефективно професионално общуване в бизнес среда чрез електронни писма.

Тези насоки могат леко да се различават в зависимост от компанията и бранша, в които работите. Освен това, има малки разлики в имейл етикета на български и английски език. Имайте предвид това, както и че в тази статия разглеждаме бизнес имейл етикетът на български език.

Каквито и да са дребните различия обаче, същността на правилния имейл етикет е винаги една и съща: ясна, професионална и внимателно обмислена писмена комуникация.

Следващите правила ще ви помогнат да следвате добър имейл етикет на работното си място.

18 правила за добра имейл комуникация

1. Придържайте се към професионален тон

Изследвания показват, че хората неправилно предполагат, че получателите на имейлите им биха определили правилно тонът им. Само около 56% от участниците в това проучване са успели да разтълкуват правилният тон.

Мислим си, че е явно, че се шегуваме, но обикновено оставаме неразбрани. Затова обмисляйте внимателно думите, които използвате, и как някой друг би ги възприел.

Ето няколко общи насоки:

2. Избягвайте граматическите грешки

Проучване показа, че хората, които правят много граматически грешки в имейлите си, се възприемат като по-малко съвестни и трудно им се доверяват.

Ето за какво да внимавате:

Пунктуация

Всеки ред трябва да завършва с препинателен знак - точка, въпросителен или удивителен знак. Ако пропуснете пунктуацията, изглежда сякаш не сте завършили мисълта си, защото просто сте се разсеяли.

Въпросителни знаци

Използвайте въпросителните знаци изключително внимателно, за да не звучите сякаш подлагате получателя на разпит.

Удивителни знаци

Използвайте удивителните знаци толкова пестеливо, колкото и въпросителните. И имайте предвид, че по принцип ползването на повече от 1-2 удивителни знака в бизнес имейл се счита за непрофесионално. Затова най-добре е да се въздържате от ползването им.

Запетайки

Един от най-често срещаните гафове е добавянето на запетаи там, където не им е мястото. За да не изброяваме всички случаи, в които се ползва (и не се ползва) запетая, вижте повече тук. 

Пунктуация след поздрава

Ако пишете имейл на английски език, има няколко различни начина да поставите препинателен знак след поздрава си - двоеточие, запетая или тире.

Ако пишете имейл на български език, общоприетото правило е едно - да използвате запетая след първия ред на вашия имейл с поздрава, а след това да продължите на нов ред с главна буква следващото си изречение.

3. Ползвайте професионален имейл подпис

Наличието на професионален имейл подпис изяснява на получателя кои сте и как да се свърже с вас. Той следва да е кратък и лесен за четене, и да съдържа минимум вашето име, длъжността и служебния ви телефонен номер за контакт.

И най-добре е да настроите подписа си да се добавя автоматично в края на всеки имейл. После винаги можете да го изтриете от конкретен имейл, ако не ви трябва.

4. Избягвайте емоджитата

Понякога може да имате желание да добавите 😊 към имейла си. Проучване на Adobe например показва, че ако използвате емоджита, ви възприемат като по-дружелюбни.

Въпреки това, ако искате да следвате добрия имейл етикет на работното си място, не го правете. Рискувате да ви възприемат непрофесионално.

5. Представете се

Не предполагайте, че получателят на писмото ви знае кои сте.

6. Структурирайте правилно имейлите си

Всеки професионален имейл трябва да изглежда по определен начин и да съдържа няколко важни компонента:

За да направите текста по-лесен за четене и разбиране, разделяйте тези секции в отделни параграфи.

7. Създайте кратък и описателен Subject / Относно

Винаги добавяйте кратък информативен текст в полето „Относно“, като посочвате ясно какво е съдържанието на имейла. Избягвайте общите, неясни фрази.

8. Използвайте правилния поздрав

В зависимост от това до кого изпращате имейл и какви са взаимоотношенията ви с получателя, вашият поздрав може да бъде официален или по-неофициален. 

Формални бизнес поздрави в имейл

Ако изпращате имейл на някого за пръв път:

Неформални бизнес поздрави в имейл

Когато пишете на някого за пореден път:

9. Създайте добро впечатление с удачна фраза за край на имейла

Приключването на имейла ви по правилния начин допълнително подсилва тона на вашето съобщение. Това е и последният ви шанс да оставите добро впечатление у получателя си.

По-неформално приключване на имейл

Ако тонът на целия ви имейл е по-лек, завършете така:

Формално приключване на имейл

Ако тонът ви е по-официален, ползвайте:

Повечето хора използват и „Поздрави“ преди името и електронния си подпис/ визитката си. Това също е част от приемливото по-формално приключване на бизнес имейл.

10. Винаги проверявайте дали сте изписали правилно името на получателя

Проверете дали сте изписали правилно името на получателя. Независимо дали харесват името си, хората остават с лошо впечатление за вас, ако го сбъркате. Особено ако дори и след няколко разменени имейла продължавате да го бъркате.

Най-правилният начин да се обръщате към събеседника си, е с името, с което той подписва имейлите си. И следете дали това се променя в процеса на комуникацията. Хората често преминават от име и фамилия на първо име. Ако видите това, започнете да ползвате първото име на събеседника си.

Доста е дразнещо и всъщност не съвсем професионално да не го направите. Ако някой в 3-тия си имейл до вас вече се е подписал като „Иван“, а вие продължавате да му говорите на „г-н Георгиев“, звучите сякаш умишлено не желаете да се съобразите с желанията му.

11. Използвайте стандартни шрифтове и форматиране

Една от най-големите грешки в бизнес имейлите е използването на фриволни шрифтове, ярки цветове и ексцентрично форматиране. Може би си мислите, че така имейлът ви изглежда уникален и по-запомнящ се, но в действителност просто изглежда непрофесионално.

Винаги използвайте стандартен шрифт, обичайния черен цвят за буквите и бял – за фона, и стандартния размер на шрифта.

И ако копирате текст от някъде другаде и го поставяте в имейла си, маркирайте го с мишката и изчистете форматирането с команда Ctrl + Shift + N преди да изпратите писмото. Ако не го направите, тази част от имейла ви ще изглежда различно от останалия текст.

12. Използвайте хиперлинкове

Поставянето на цели линкове в имейла ви заема ценно място и имейлът ви спира да изглежда подреден.

Вместо това създайте хиперлинкове. Маркирайте с мишката фразата, която искате да линкнете, натиснете десен бутон, изберете опцията Link и въведете в полето линка, който искате да вмъкнете в текста.

13. Споменете в текста, че изпращате прикачен файл

Винаги посочвайте в имейла си, че сте прикачили файл и какъв е той. Така получателят няма да го пропусне.

Също така, прикачвайте отново всички файлове, когато добавяте някого към имейл кореспонденция на по-късен етап. Ако не го направите, той няма как да ги види и да се запознае с тях.

Друго важно правило при бизнес имейл етикета относно прикачените файлове е да не изпращате огромни, тежки файлове. Ако искате да споделите такъв, качете го първо в някоя облачна платформа - Google Drive или в Dropbox, например - и дайте на получателя на имейла ви връзка за директен достъп до него.

14. Попълвайте правилно имейл полетата

15. Използвайте правилно функциите „Отговор“, „Отговор до всички“ и „Препращане“

16. Отговаряйте навреме

Средностатистическият офис служител получава десетки имейли на ден. И не е изненада, че повечето от нас не успяват да им отговарят веднага.

Когато става въпрос за бизнес имейл етикет обаче, има конкретно време, удачно за отговор на различни типове имейли. Старайте се да се придържате към него.

17. Настройте информативни автоматични out-of-office имейли, когато отсъствате

Ако ще отсъствате от работното си място за продължителен период от време, например по време на годишния си отпуск, настройте автоматичен имейл отговор, който да уведомява всеки, който ви пише, че не сте на линия.

Включете в него точно до коя дата няма да сте на разположение и добавете името и координатите за връзка на колега, който ще ви замества при спешни въпроси (като първо го уведомите, че ще го направите, разбира се).

18. Отговаряйте на всички имейли, които получите

Винаги се опитвайте да отговорите на всички имейли. Това включва и имейли, които са ви изпратени по погрешка.

Отговор в този случай не е необходим, но винаги се оценява високо. Нещо кратко би свършило отлична работа, като: Мисля, че сте ми изпратили този имейл по погрешка. Исках да Ви уведомя, за да можете да го препратите своевременно на правилния човек.

Ето това би бил отличен бизнес имейл етикет от ваша страна!