5 стъпки за ефективно управление на промяната

Всяка голяма промяна в дадена компания предизвиква сътресения. И докато самата фирма може да е устойчива на промените, то хората, работещи в нея не са. Те вече са инвестирали голямо количество енергия да си създадат навици, да усвоят конкретна програма и да си създадат определен начин на работа. Затова един добър план за управление на промяната следва да адресира не само процедурите и политиките, но и служителите.

Ако трябва да опишем само с една дума процеса на извършване на големи промени в работните процеси, то тя ще е „хаос“. Но съставянето на добър план за организиране на този хаос може да доведе до трайни положителни резултати – и за работещите, „потърпевши“ от тези промени, и за компанията.

Преди всичко управлението на промяната е свързано с управлението на хаоса. И независимо дали сте натоварени със задачата да мигрирате данни към облачна платформа или да реорганизирате корпоративната структура, създаването на ориентиран към хората план за управление на промяната ще ви помогне да предотвратите потенциалните проблеми още преди те да са възникнали.

Ето как да управлявате промяната, ако вие, като служители, сте натоварени с тежката задача да я извършите.

Какво представлява управлението на промяната?

Всеки път, когато дадена организация планира да премине към различна информационна система, нова организационна структура или дори нова корпоративна култура тя влиза в процес по управление на промяната.

Управлението на промяната включва структуриран процес за преминаване от старото към новото. Тя взема предвид всички работещи, процеси и системи, които ще бъдат засегнати от нея.

Работата със заинтересованите страни преди и по време на промяната свежда до минимум несигурността, хаоса и проблемите, които могат да възникнат в цялата организация. А те неминуемо ще се появят.

Процес по управление на промяната

За да управлявате добре промяната, използвайте подход, ориентиран към хората. Той може да бъде разделен на 5 части:

Стъпка 1: Установете точно какво се очаква от хората

Обикновено вашата задача (и целта на компанията) е ясна – например, да преминете към използване на по-сигурна платформа за фирмена комуникация и чат. Когато въвеждат промени, фирмите обикновено очакват конкретен, но неспецифичен резултат. И все още не са наясно как ще изглежда всъщност той.

Конкретизирайте какво точно се очаква от хората, когато промяната стане факт. Кои техни поведения следва да се променят и кои не, и от точно кои служители се очаква това.

Стъпка 2: Идентифицирайте поддръжниците и скептиците

След като определите крайната си цел, е време да намерите колегите, които ще ви подкрепят в това начинание. Те са хората, които ще насърчат и другите около тях да се включат. Предоставете им необходимите ресурси и информация, за да са наистина ефективни в тази си задача.

Паралелно с това, идентифицирайте и тези работещи, които очаквано ще се противопоставят на плана за промяна. Тук следва да отбележим, че при въвеждане на промени, компаниите обикновено отделят твърде много време в мислене как да управляват хората, които ще се противопоставят на тях. Това обикновено е излишно и ненужно стресиращо.

Винаги ще има опозиция – все пак човешките същества не обичаме промени и им се противопоставяме с всички сили. Но ако отделите време за привличане на поддръжници, а не за комуникация със скептиците, то ще успеете да създадете здравословен баланс. И ще управлявате промяната успешно.

Стъпка 3: Признайте загубата

Преминаването към нещо ново винаги включва преживяване на загубата на нещо старо. Това означава и че хората следва да преживеят своите емоционални инвестиции в предишния начин на работа.

Стъпка 4: Обяснете ясно причините

След като членовете на екипа са отработили загубата си, те вече са готови да мислят за бъдещето.

И тук мениджмънта следва да е открит и честен. Той следва да каже, че наистина е неприятно да се налага да се правят промени. А след това да обясни външните сили, които го налагат. И тук под „външни сили“ нямаме предвид просто да се прехвърли отговорността за взетото решение на борда или на собственика, например. А наистина да се посочат точните причини, които налагат неприятната за всички промяна.

Липсата на обяснение често кара служителите да вярват в най-лошото възможно нещо – че промяната се основава на егото или прищявката на един-единствен човек.

Простичкото описание на състоянието на пазара в момента, например, и ефекта му върху компанията и служителите, ще им помогне да приемат лесно всички възможности, които промяната би донесла.

Стъпка 5: Имплементирайте промяната

При технологични промени, компаниите обикновено наемат и външни консултанти, специализирани в конкретната технология, за да помогнат с действителното внедряване на новите системи. И с въвеждането на промяната.

Но вие, като вътрешния човек за фирмата, отговорен за процеса по управление на промяната, следва също да продължите да работите за успешното ѝ приемане. На този етап, след като всички са приели загубата на стария начин на работа и са напълно наясно с причините за промяната, просто бъдете видими и ангажирани.

Говорете за промяната и правете това, което очаквате от тях.

Давайте личен пример винаги, когато можете.

4-те принципа при управление на промяната

Когато започвате процес по управление на промяната, имайте предвид неговите 4 принципа:

Не можете да угодите на всички

Не всеки ще приеме промените и това е ОК.

Не се фокусирайте върху тези, които ще им се противопоставят. Вместо това отделете време на хората, които ще ви подкрепят и ще ви помогнат да въведете промените.

Промените изискват време

Правенето на промяна изисква усилие и е доста по-вероятно да се ангажираме с това усилие, ако сме имали време да го обмислим и да разберем предимствата му.

Затова, имайте предвид, че няма как всички да приемат промените от днес за утре. Те следва да бъдат изговаряни в продължение на дълъг период от време отново, и отново, и отново. За да бъдат приети накрая.

Хората копират това, което виждат

Повечето хора ще правят точно това, което виждат, че и другите правят. Те няма да защитават пламенно нито въвеждането на промяната, нито пък ще ѝ се противопоставят.

Проучвания показват, че около 80% от служителите просто ще стоят настрани и ще изчакат. Те наистина не се интересуват от споровете и емоционалните преживявания на промените. Просто искат да знаят как да продължат да работят. Но няма да направят нищо по-различно, ако не виждат, че всички останали го правят.

Промяната трябва да дойде отгоре

И последно, ако ръководството не започне първо да прилага промените и не промени начина си на работа, то никой друг няма да го направи.

Ако служителите виждат, че промяната важи само за тях, и смятат, че само те трябва да следват новите правила, те ще се съпротивляват всеки път, когато им се налага да работят по новия начин.

Как да подкрепите промените във вашата организация?

Най-ефективният начин да подкрепите промяната във вашата организация е да разработите процес по управление на промяната, който е насочен към хората и осигурява приемането ѝ.

Всяка промяна включва голямо разнообразие от хора, които участват в нея. Тя няма как да се случи като просто един човек реши, че ще я прави. Работещите са тези, които след това трябва да работят по новия начин. И никакви нареждания и заповеди няма да проработят, освен ако те не я приемат.

Затова, ако сте натоварени с отговорната (и обикновено - не съвсем желана) задача да въведете промени във фирмата, за която работите, изгответе си план, включващ хората, които те ще засегнат.