Наръчник: Справяне с трудни ситуации на работното място
0 КОМЕНТАР/И
Повечето хора нямаме лукса да избираме дали да ходим на работа или не. Работата ни е задължителен факт от живота ни. А това означава, че трябва и да се справяме с различни трудни ситуации на работното място, в които не бихме участвали, ако можехме да направим избор.
За щастие има начини за справяне с тях.
Долните съвети могат да ти помогнат да ги преодолееш сравнително бързо и ефективно.
More...
Справяне с често срещани трудни ситуации на работното място
Справяне с микроагресия на работното място
Дефиницията за микроагресия на работното място е кратък ежедневен контакт, чрез който конкретен служител изпраща волни или неволни дискриминиращи и подценяващи послания до негов колега или подчинен служител.
Тези кратки (и обикновено произнесени дружелюбно) реплики издават негативното мнение на проявяващия микроагресията към колегата, към когото са насочени, по завоалиран начин.
Микроагресията обикновено изглежда безобидна или незначителна в момента, в който се случва, но когато такива послания се натрупат, тя се превръща в проблем.
Примери за микроагресия на работното място
Противодействие на микроагресията на работното място
Ако смяташ, че си жертва на микроагресия, не се страхувай да отстояваш себе си. Не можеш да контролираш поведението на околните, но можеш да контролираш собствените си реакции.
Примерни отговори на микроагресия
Ако пък осъзнаеш, че ти самият неволно си проявил микроагресия на работното си място, потърси гледната точка на засегнатия колега. Дай му възможност да обясни защо това, което си казал, го е наранило.
Справяне с емоции на работното място
В края на 60-те години психологът Paul Ekman предполага, че човечеството изпитва 6 универсални емоции – радост, изненада, гняв, тъга, отвращение и страх.
Тези „големи шест“, както той ги нарича, се проявяват по еднакъв, разбираем за всички начин във всички култури.
Кои от тях обаче е най-вероятно да изпитваме на работното ни място? И какво можем да направим, за да ги преодолеем така, че да не пречат на работния процес и да не вредим на собственото си психично здраве?
Проучване на сайта Total Jobs дава отговор на тези въпроси. То установява и, че най-честата причина за поява на емоция на работното място всъщност не е самата ни дейност, а хората, с които работим.
Прикриване на емоциите на работното място
Проявяването на емоции на работното място се обвързва тясно с нашите представи за професионализъм, възможности и статус. Обикновено проявата им се смята за непрофесионално поведение.
Работното ни място е среда на социални очаквания. Това е и причината хората да потискат емоциите си по време на работа: просто се страхуват да бъдат заклеймени и съдени.
Колко от нас проявяват истинските си емоции по време на работа?
Оказва се, че поне 6 от 10 човека са изпитвали някаква силна емоция на работното си място, но смятат, че не е приемливо да я изразят свободно.
Справяне със собствените емоции на работното място
Емоциите са част от това, което ни прави уникални човешки същества. Те ни предоставят възможност да се свързваме с околните, да работим по-добре заедно и да сме креативни.
Ако изпиташ силна емоция на работното си място – независимо дали позитивна или негативна, опитай следното, за да я овладееш бързо без да си навредиш:
Справяне с емоциите на твоите колеги
Споделянето на емоциите ни е интимно преживяване и може да е доста трудно да се случи на работното място с колеги, които не познаваме добре и не са ни приятели.
Това обаче не означава напълно да пренебрегваме тези ситуации.
Следващия път, когато попаднеш в ситуация, в която твой колега е силно емоционален, направи това:
Съобщаване на лоши новини
Ако заемаш ръководна роля, имаш незавидната задача да съобщаваш лоши новини. И да, никой не обича да го прави, особено ако следва да съобщи на колега, с когото работи от дълго време, че фирмата го освобождава, например.
Как тогава да го направиш така, че да намалиш неприятното изживяване не само за отсрещната страна, но и за теб самия?
Съществува начин за предаване на лоши новини, който е едновременно състрадателен, директен и откровен. Нарича се протокол SPIKES.
Разработен от екип от психиатри, онколози и медицински изследователи, SPIKES е рамка за разговор, състояща се от 6 части, която води лекарите през трудните разговори с пациенти им и техните близки.
SPIKES се прилага с голям успех и в офис среда. С практика и предварителна подготовка можеш да използваш протокола при съобщаване на лоши новини, без да причиняваш на членовете на екипа си излишен стрес.
Ето какво представлява той.
Протоколът SPIKES (Setting-Perception-Invitation-Knowledge-Empathy-Summary)
Стъпка 1: Организирай разговор лице в лице
Отдели предварително малко време, за да предвидиш въпросите, които могат да ти бъдат зададени, и да подготвиш отговорите си. Помисли и какво точно ще кажеш, както и какви конкретни думи и фрази ще ползваш.
След това избери подходящата обстановка. В идеалния случай това би била стая в офиса или конферентна зала с врата, която се затваря. Ако пък няма как да присъствате и двамата физически в една и съща стая, използвай видеоконферентна връзка, така че поне да се виждате. Не съобщавай лоши новини на колега по телефон или чрез имейл!
Проведи разговора седнал и включи безшумния режим на телефона си, за да дадеш сигнал, че не бързаш и че колегата ти е най-важният човек за теб в момента.
Стъпка 2: Прецени как другия човек възприема ситуацията
Да бъдеш извикан за изненадващ индивидуален разговор с ръководителя си, е изнервящо за повечето хора.
Твоята работа е да разбереш колко стресиран е колегата ти и какво вече знае, за да можеш да приспособиш това, което ще кажеш, към ситуацията.
За да направиш това, задавай въпроси, като например: Имаше ли възможност да се запознаеш с прогнозата за бъдещото ни развитие?
Коригирай всички неясноти и неточности, преди да продължиш.
Стъпка 3: Дай възможност на колегата ти да избере какво иска да научи
Лошата новина е информация, която трябва да предадеш. Колегата ти няма как да реши, че не иска да я чуе.
Позволи му обаче да реши колко подробности иска да получи в момента. Попитай го: Вероятно се чудиш за какво става въпрос. Искаш ли да научиш всички детайли или да мина направо на въпроса?
Ако колегата ти реши, че не иска да научи повече в момента, уведоми го, че си на линия да споделиш това, когато той реши.
Стъпка 4: Кажи директно причината за разговора ви
В тази стъпка директно съобщи лошите новините.
Бъди директен и използвай нормален, разговорен език. Не ползвай професионален жаргон, с цел да завоалираш емоционалното ти послание.
Основанието за взетото решение не е тема на разговора! Дори и да смяташ, че ръководството е взело грешно решение, запази мнението си за себе си, за да не създадеш лъжлива надежда у колегата си.
Бъди възможно най-прозрачен относно процеса на вземане на решение:
Стъпка 5: Прояви емпатия и остави пространство за споделяне на чувства и емоции
След съобщаване на лошата новина, колегата ти може изпита гняв или пък да се натъжи. Каквото и емоция да изпитва, дай му време за да я сподели с теб.
Признай, че това, което току-що си казал, е трудно за приемане, и го покани да изрази чувствата си: Ако искаш да споделиш мислите си с мен, аз съм тук, за да те изслушам.
След това го уведоми, че си го чул, като кажеш: Знам, че не това искаш да чуеш, и разбирам, че си загрижен за (финансовата си стабилност/ перспективите си за бъдещо кариерно развитие).
Нека разговорът ви продължи в този дух, докато интензивността на емоциите у колегата ти отшуми и той е достатъчно фокусиран, за да обсъдите следващите стъпки.
Стъпка 6: Обобщи и предложи следваща стъпка
И накрая, обобщи разговора: Както казах, днес ще е последния ти работен ден. Ако искаш да обсъдим бъдещите ти стъпки относно кариерното ти развитие, ще се радвам да се срещнем на кафе през идващата седмица.
Колкото повече можеш да помогнеш на другия човек да направи план за бъдещето си или поне да види по-ясно пътя пред себе си, толкова по-добре ще се чувствате и двамата. В случай на съкращение например, може да предложиш да го свържеш с кариерен консултант.
Какво да правиш, когато си претоварен с работа
Ето какво можеш да направиш, ако се чувстваш постоянно претоварен на работното си място, имаш усещането, че губиш фокус, и се надпреварваш с различни крайни срокове.
Стратегии за справяне с работно претоварване
1. Обърни внимание на средата около теб.
Опитай метода 5-4-3-2-1. Тази техника може да ти помогне да увеличиш фокуса си и да заглуши тревожността ти, като те върне обратно към настоящето.
Метод 5-4-3-2-1
2. Подреди работното си място.
Работата в разхвърляна среда може да увеличи стреса и безпокойството, и да доведе до емоционално изтощение.
Подреждай работното си място в края на всеки работен ден, за да можеш да започнеш следващия си работен ден организирано.
3. Изключи напомнянията за момент.
Изпълняването на няколко задачи едновременно (т.нар. мултитаскинг) намалява вниманието ти. А постоянната проверка на известия и имейли може да предизвика истински работен стрес.
Включи 30-минутен таймер и през това време се фокусирай само върху задачата, върху която работиш в момента.
Увеличавай времето си за работа без прекъсвания постепенно. Така ще си по-продуктивен за все по-дълги периоди от време.
4. Слушай музика, докато работиш.
Слушането на музика също води до намаляване на стреса и безпокойството, като подобрява способността на мозъка да възприема и организира нова информация.
Избери любимата си музика, направи си работен плейлист и го пускай за фон, когато се почувстваш претоварен.
5. Раздвижвай се периодично.
Леките физически упражнения могат да помогнат в борбата с умората и изтощението, които изпитваш, когато си претоварен.
Опитай се да правиш следното разтягане в офиса. Може да си седнал или изправен.
6. Изготвяй списък със задачи за следващия ден в края на предишния.
Създаването на такъв списък в края на работния ти ден ще ти помогне да се разтовариш от всички мисли за работата си, които може да ти попречат да спиш спокойно.
Ограничи списъка до основните 3-5 задачи, които искаш да постигнеш на следващия ден.
Не прави дълги, изчерпателни списъци, за да не се получи обратния ефект – да приемеш изпълнението му за невъзможно и да се стресираш още повече.
7. Раздроби задачите на малки, лесни за изпълнение дейности.
В началото на всеки работен ден преглеждай списъка си работни задачи за деня. Раздроби ги на малки, лесно постижими и изпълними простички дейности.
Постигането им по време на работния ти ден ще ти помогне да останеш мотивиран и с позитивна нагласа.
Какво да правиш, ако се съмняваш във възможностите си
Често да пренебрегнеш съмненията в себе си и въпреки тях да продължиш напред е правилното решение. Съмнението може да ти коства пропуснати великолепни възможности и да промени начина, по който изглежда бъдещето ти.
Би било опасно обаче никога да не се съмняваме в себе си.
Кога да се вслушаш в собствените си съмнения в себе си?
Нашите мозъци са настроени така, че да сме винаги нащрек. Затова, дори и когато вземаме решения, ние автоматично правим оценка на заобикалящата ни среда.
Пример
Може и да искаш да напуснеш веднага, независимо че все още не си намерил нова работа, просто защото шефът ти те влудява ежедневно. Но да го направиш веднага след изтегляне на ипотечен кредит, например, е доста рисковано.
Кога да игнорираш съмненията в себе си?
Пример
Ако усетиш, че изпитваш съмнение в способностите си, спри за момент и направи бърз анализ на ситуацията и средата.
Какво ще се случи, ако му повярваш? Струва ли си риска да го пренебрегнеш?
Ако няма големи рискови фактори за бъдещето ти или те са изцяло в твой контрол, избери да не се вслушаш в него.
Заглушаването на съмнението в себе си изисква практика. И в колкото повече ситуации попадаш, в които избираш да повярваш във възможностите си, толкова по-рядко ще се съмняваш в себе си.