Коя от тези 4 стратегии за управление на времето е подходяща за вас?

0  КОМЕНТАР/И

Представяме ви 4 стратегии за управление на времето, които ви помагат да поемете контрол върху работните ви задачи, графика, времето и енергията ви. 

Вижте повече в статията и изберете най-подходящата за вас. Тя ще ви помогне да изпълнявате работата си по възможно най-ефективния и удовлетворяващ за вас начин.

More...

Как стратегиите за управление на времето помагат?

Чрез прилагането им преодолявате обичайните пречки при управлението на времето. Ето кои са те:

  • Мултитаскинг: Изследвания показват, че човешкият мозък не е в състояние да прави повече от едно нещо наведнъж (освен ако не броим автономните действия, като дишането например). Когато си мислите, че изпълнявате много задачи едновременно, всъщност това, което правите е бързо превключване между тях. И въпреки че може да мислите, че се справяте отлично, това постоянно превключване пречи на вашата производителност. Стратегиите за управление на времето ви помагат да спрете да скачате от задача на задача и да се фокусирате.
  • Постоянно гасене на спешни пожари: Плановете ви за деня бързо се променят при внезапната поява на най-новата спешна ситуация. Стратегиите за управление на времето няма да ви предпазят от това изцяло, но ще ви помогнат да разпознавате по-лесно какво всъщност заслужава незабавното ви внимание и какво - не.
  • Претоварване с информация: Срещи, имейли, известия, обаждания, документи, заявки, запитвания, ... Ден след ден ви затрупват с информация. Това т.нар. когнитивно претоварване се случва, когато обемът или сложността на входящата информация надвишава способността ви да я усвоите. И ви прави по-малко ефективни, тъй като или започвате да работите по по-прости, механични задачи, за да намалите напрежението, или пренебрегвате важни детайли. Правилната стратегия за управление на времето ви помага да филтрирате този информационен шум и да се фокусирате.
  • Изчерпване на енергията: Всичко споменато дотук бързо изчерпва енергийните ви запаси. С ползването на правилния за вас подход ще бъдете можете да планирате работата си по-стратегически, да избягвате претоварването и да пестите и времето, и енергията си.
Има много предизвикателства, с които стратегиите за управление на времето ви помагат, но те не са решение за всичко. 

Ако ежедневно се опитвате да се правите с непосилно за вас работно натоварване или дори с бърнаут, то управлението на времето вероятно няма да ви помогне. Тези по-сложни проблеми изискват най-малкото разговор с мениджмънта и/или с подходящ професионалист.

5-те най-добри практики за управление на времето

Има няколко конкретни техники и базови добри практики, които можете да използвате, за да оползотворявате по-добре работното си време. Те са добра отправна точка за поставяне на началото на по-доброто управление на времето ви.

  • Приоритизиране: Доброто управление на времето се основава на фокусирането върху вашата най-важна работа. Първо обаче трябва да определите кое е важно и кое – просто рутинно. Ползвайте критерии като важност на задачата, краен срок и необходими усилия. Това стратегическото приоритизиране е в основата на всеки модел за ефективно управление на времето.
  • Планирани почивки: Дори най-продуктивните хора се нуждаят от достатъчно време за презареждане. Управлението на времето не трябва да е синоним на непрестанна работа. Мозъкът ви буквално се нуждае от почивки.
  • Ограничаване на разсейващите фактори: Никоя система за управление на времето няма да ви е полезна, ако постоянно сте затрупвани с обаждания, имейли, разговори и прекъсвания. Опитайте да сведете до минимум разсейванията, особено по време на най-задълбочената ви работа. 
  • По-добра организираност: Постоянното търсенето на важен документ или пък химикал не е най-ефективното използване на времето ви. Подредете всичко на работното си място, вкл. и в компютъра си, така че когато започнете работа, да може да стартирате веднага. Периодично организирайте и подреждайте около себе си, за да не  усложнявате излишно работния си ден.
  • Установете в кои часове от деня сте най-работоспособни: Енергията и работоспособността ни обикновено е на приливи и отливи през работния ден. Може би сутрин сте напълно фокусирани, но в 2 следобяд вече ви е трудно да се съсредоточите? Обърнете внимание кога сте най-концентрирани и енергични. Така ще можете да се възползвате максимално от тези часове.

4 стратегии за управление на времето

След като прегледахме някои основни дейности, от които е добре да започнете, нека разгледаме и 4-те най-използвани стратегии за управление на времето.

1. Матрица на Айзенхауер

Какво представлява: Диаграма с четири квадранта, която ви помага да категоризирате всичките си задачи въз основа на тяхната спешност и важност.

Как работи: Начертайте квадрат и го разделете на четири по-малки квадрата. По оста Y маркирайте квадратите с „важно“ и „не е важно“. По оста X маркирайте квадратите със „спешно“ и „не е спешно“.

Матрица на Айзенхауер

След това категоризирайте всяка задача от списъка си със задачи. Презентацията е важна и спешна? Поставете я в горния ляв квадрат. Отчетът за разходите не е важен за крайния резултат на фирмата, но пък е спешен? Поставете го в долния ляв квадрат.

Разпределете всичките си задачи по този начин:

  • Спешни и важни: Свършете първо тях!
  • Спешни, но не толкова важни: Делегирайте ги, ако е възможно. Ако не, заемете се с тях след това.
  • Не спешни, но важни: Планирайте време за тях в някой от следващите дни.
  • Не спешни и маловажни: Изчистете ги от списъка си със задачи.

2. Правило 80/20

Какво представлява: Принцип, според който 80% от постигнатото от вас е резултат от само 20% от усилията, които полагате.

Как работи: Тъй като ефективното управление на времето означава фокусиране върху най-важната работа, тази стратегия (наричана още принцип на Парето) се фокусира върху намирането именно на тези задачи. Презумпцията е, че те ще генерират най-големите резултати за времето, с което разполагате.

Почистването на входящата ви поща вероятно няма да доведе до съществен резултат за компанията ви. Анализът на данните за продажбите обаче, които друг екип чака от дни, ще го направи.

3. Блокиране на времеви слотове

Какво представлява: Метод, чрез който разделяте деня си на сегменти от време и посвещавате всеки един времеви период (слот) на конкретна задача.

Как работи: При блокирането на времеви слотове създавате и запазвате блокове от време за определени задачи в календара си и във вашия график.

Например, отговор на имейли от 8:00 до 9:00 сутринта, среща с маркетинг екипа от 9:00 до 9:30 сутринта, изготвяне на рекламен текст от 9:30 до 11:30 сутринта. И т.н.

Това ниво на детайлност ви помага да имате по-проактивен, организиран и предвидим подход към работния си ден, вместо да позволявате на имейлите, запитванията и на други хора да контролират времето ви.

4. Техника Помодоро

Какво представлява: Стратегия, която разделя работния ви ден на малки отрязъци от време от по 25 минути с 5-минутни почивки между тях.

Как работи: Настройте таймер и работете без прекъсване за период от 25 минути. Когато времето свърши, направете 5-минутна почивка. След като извършите този цикъл 4 пъти, направете по-дълга почивка от 20 минути.

Тази стратегия засилва фокуса ви, като ви внушава усещане за неотложност. Повечето хора обичат да се състезават (и да печелят), така че е много вероятно да предизвикате себе си да свършите възможно най-много в рамките на този 25-минутен работен интервал.

Коя стратегия за управление на времето е вашата?

Изберете само една от тези 4 стратегии за управление на времето и започнете да я прилагате в ежедневието си. Управлявайте по-добре времето си, за да сте по-продуктивни, да щадите енергията си и да поемете контрола върху времето си.

Не сте сигурни коя ще е най-работещата за вас? Пробвайте ги. Ще разпознаете вашата по това, че не само ще вършите повече неща, но и ще се чувствате по-пълноценни и заредени с енергия от това, което сте постигнали.


Прочети още


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Абонирай се за електронния ни бюлетин!

>
Success message!
Warning message!
Error message!