Професия „Офис мениджър“
0 КОМЕНТАР/И
Позицията Офис мениджър е ключова за гладкото протичане на ежедневните бизнес дейности във всяка компания. Тя изисква много широк набор от умения, за да може служителят да се прави успешно с голямото разнообразие от задължения.
Работна роля и функция
През последните няколко десетилетия ролята и функциите на офис мениджърa се промениха значително - от поръчването на кламери до това да е дясната ръка на управляващия дружеството. Офис мениджърът вече трябва да знае всичко за бизнеса, за да си свърши качествено работата.
Основната роля на офис мениджъра е да бъде централната точка за контакт за всички в организацията, да има общ поглед над дейността ѝ и безупречни познания за бизнеса и неговите цели, и да се намесва, където е необходимо за да гарантира, че компанията работи гладко.
Работни задължения и отговорности
Ежедневните задължения на офис мениджъра варират в зависимост от размера на компанията, в която работят.
Като офис мениджър в малка компания може да очакваш да правиш повече неща, отколкото в голяма корпорация, където има по-ясно разделение на труда. В по-малка компания офис мениджърът може да има отговорности за изготвяне на заплати, ИТ, човешки ресурси и маркетинг, защото вероятно ще има по-малко хора, работещи конкретно в тези области. Това обикновено развива у служителя различни ценни професионални умения, които му дават шанс да избере бъдещото си кариерно развитие.
Типичните задължения на офис мениджъра варират от планиране на срещи и събития, следене на офис разходи до поддържане на офиса.
При по-високите офис мениджърски позиции от теб ще се изисква да управляваш други хора, да ги оценяваш, обучаваш и развиваш, да поддържаш офисите и фирмените съоръжения, да организираш срещи и събития, и дори да водиш работни срещи.
Работно място
Работното място на офис мениджъра, както си личи и от наименованието на позицията, е в офис. Обикновено е позициониран на централно място, така че да е близо до максимален брой служители, до мениджмънта и/ или до входа на офиса.
Видове офис мениджърски позиции
Офис мениджър - асистент
Това е позиция, стояща близо до мениджмънта на дружеството, подпомагайки го във всички негови дейности – от изготвяне на презентация до организиране на бизнес пътуване или бизнес обяд.
Паралелно с това, офис мениджърът е отговорен и за поддържането на офиса в безупречно състояние, за снабдяването с консумативи, за комуникацията с доставчици, а понякога и за организирането на фирмени събития.
Офис мениджър - рецепционист
Офис мениджърът - рецепционист е „лицето“ на бизнеса, независимо от размера и типа на компанията.
В този случай освен обичайните задължения, ще поемеш и ролята на рецепционист, който посреща всички посетители, отговаря на обаждания, имейли и писма.
Офис мениджър на бизнес сграда
Офис мениджърът на сграда отговаря за поддържането на сградата и за достъпа на посетителите до нея и до различните офиси в нея.
При тази позиция ще трябва да поддържаш актуални списъци с контакти на хора, до които посетителите искат достъп и да организираш или отказваш срещи с тях.
ЧР офис мениджър
В малките компании е често срещано офис мениджърът, освен обичайните си задължения, да изпълнява и функцията по управление на човешките ресурси, като отговаря и за набиране и подбор на нови служители и за обучението на персонала.
Кариерно развитие
Перспективите за кариерно развитие пред офис мениджъра са отлични, като управлението на хора и екипи е очевидната първа стъпка.
Кариерни пътища
Квалификация
Умения
За да се справиш отлично на позицията офис мениджър ще са ти необходими добри секретарски умения, опит в работа с фирмени документи, добри компютърни умения, отлични писмени и комуникативни умения, способност за тясно сътрудничество с други отдели и умение за работа по проекти.
Основни финансови или счетоводни познания също биха могли да бъдат полезни.
Задължително трябва да си и силно организиран човек, който предпочита да работи структурирано.
Образование
Няма специфични конкретни изисквания за завършено образование. Завършеното висше образование в областта на финансите или администрацията обаче би било предимство.
Лични характеристики
Офис мениджърът следва да е:
Плюсове
Да бъдеш офис мениджър означава различни неща за различните компании, особено като се има предвид разнообразието от задължения и отговорности, които изисква работата. Това натоварване обаче си има своите предимства.
Като офис мениджър обикновено се налага да работиш в тясно сътрудничество с мениджмънта на компанията. Това води до придобиване на безценен опит в управлението на събития, организиране на международни пътувания и комуникация с различни мениджъри.
Освен това ще се чувстваш удовлетворен, особено след натоварен ден, когато си помагал на колегите си да изпълняват ефективно техните задачи.
Работата е разнообразна и в никакъв случай не е монотонна офис дейност. Свързана е с решаване на проблеми и справяне с предизвикателства.