Професия „Личен асистент“

0  КОМЕНТАР/И

Служителят, заемащ позицията Личен асистент, работи за конкретен мениджър, осигурявайки му административна подкрепа при ежедневните му задачи и/или при управлението на бизнеса.

Работна роля и функция

Като Личен асистент (Personal Assistant или PA), ще работиш в тясно сътрудничество с представител на висшия мениджмънт и ще играеш ключова роля в подпомагането му да организира и оползотворява по-добре времето си.

Работни задължения и отговорности

На позиция Личен асистент ще изпълняваш разнообразни задачи –приемане на телефонни обаждания, водене на кореспонденция, организиране на работен график, водене на записки по време на срещи, организиране на бизнес и лични пътувания, организиране на срещи и управление на проекти и събития.

Ето някои от основните отговорности на позицията:

  • Действа като първа точка на контакт при водене на кореспонденция и приемане на телефонни обаждания.
  • Организира работния график на мениджъра и разпределя и планира срещите му.
  • Контролира достъпа до мениджъра.
  • Резервира и организира бизнес пътувания, транспортиране и настаняване.
  • Организира бизнес събития и конференции.
  • Напомня на мениджъра за важни задачи и срокове.
  • Изготвя доклади, презентации и писма.
  • Управлява бази данни и системи за картотекиране.
  • Създава и прилага различни процедури.
  • Играе ролята на лице за контакт с персонал, доставчици и клиенти.
  • Набавя информация и отчита разходи.
  • Провежда проучвания от името на мениджъра.
  • Организира личните ангажименти на мениджъра, включително лични пътувания или грижи за деца.

Работно място

Ролята Личен асистент се среща както в големите компании - корпоративни банки, строителни дружества, адвокатски кантори и финансови компании, така и в различни стартиращи компании и по-малки фирми.

Повечето Лични асистенти работят в традиционна офис среда, независимо дали това е в корпоративен централен офис или в офис на по-малка организация.

Работното време обикновено е от 8 -9 сутрин до 5-6 вечер през работните дни, но извънредния труд е често срещан, а на някои позиции (като Личен асистент на знаменитост) се изисква да си на разположение 24/7. 

Видове позиции Личен асистент

Независимо дали става дума за голяма корпорация или за малка компания, задълженията винаги ще включват водене на бележки, подпомагане на мениджъра с ежедневните му задачи и управление на графика му.

Въпреки това, задълженията могат да варират в зависимост от това в кой сектор работиш.

Например, ако работиш за благотворителна организация, ще участваш в проекти за кампании за набиране на средства, докато в голяма корпорация е по-вероятно да ти бъде възложена организацията на бизнес вечеря в хубав ресторант.

Личен асистент на Изпълнителен директор/ Управител

Този тип Личен асистент работи за Изпълнителен директор/ Управител или член на борд на директорите.

Задълженията му включват:

  • Организиране и планиране на срещи.
  • Комуникация с членовете на борда, планиране на срещи на борда на директорите и организиране на дневния ред на заседанията.
  • Подготвяне на дневния ред на срещите на борда, водене на бележки и изготвяне на протоколи от срещите.
  • Отговаряне на телефонни позвънявания.
  • Управление на работния график на мениджъра.
  • Осъществяване на връзка с клиенти и бизнес гости.
  • Координация на проекти и събития.
  • Организиране на бизнес пътувания.
  • Отговорност за офис кореспонденцията.
  • Поддържане на връзка с ИТ, Продажби, ПР и ЧР звената.
  • Осъществяване на контакт с други ръководители от името на мениджъра.

Личен асистент, организиращ и личния живот на мениджъра

Освен обичайните задължения на бизнес асистента, от Личният асистент, организиращ и личния живот на мениджъра се очаква да управлява и личния му график.

Задълженията му включват:

  • Действа като първа точка на контакт при водене на кореспонденция и приемане на телефонни обаждания.
  • Управление на работни и лични графици.
  • Организиране на срещи и контролиране на достъпа до мениджъра.
  • Резервиране и организиране на бизнес и лични пътувания и настаняване.
  • Напомняне на мениджъра за важни задачи, срокове и събития, свързани както с работното място, така и с дома и семейството му.
  • Връзка с персонал, клиенти и с членове на семейството на мениджъра.
  • Резервиране на локации (хотели, ресторанти и др.) за семейни празници.
  • Пазаруване от името на мениджъра във връзка с личния му живот.

Личен асистент на известна личност

Да си Личен асистент на знаменитост е много различно от това да работиш като бизнес асистент.

Дискретността е от първостепенно значение за ролята на Личния асистент на известна личност. Очаквай и да бъдеш на разположение денонощно.

Задълженията на този тип Личен асистент включват:

  • Организиране на ежедневния график на клиента - както работния, така и личния.
  • Управление на пощата, получавана от фенове.
  • Организиране на събития и пътувания.
  • Придружаване на знаменитостта при лични пътувания и във връзка с работните му задължения.
  • Организиране на работни и лични срещи.
  • Пазаруване от името на клиента.
  • Приемане на телефонни обаждания от името на известната личност.
  • Наблюдаване на акаунтите на клиента в социалните медии (ако се изисква).
  • На разположение 24/7, ако е необходимо.

Личен асистент в модната индустрия

Работата като Личен асистент в модната индустрия е чудесна възможност за човек с към творческата и бизнес страна на бранша.

Задълженията на този тип Личен асистент включват:

  • Осигуряване на административна и секретарска подкрепа.
  • Организиране и наблюдаване на ежедневния работен график.
  • Приемане на обаждания, имейли и осъществяване на връзка с колеги на модния дизайнер от негово име.
  • Организиране на снимки и резервиране на фотографи и студиа.
  • Изследване на модни тенденции.
  • Подготвяне на модни принадлежности и оказване на подкрепа като асистент закупчик.
  • Резервиране на участия или присъствие на модни събития, работни обяди и вечери.
  • Организиране на пътувания.
  • На разположение 24/7, ако е необходимо.

Кариерно развитие

Перспективите за кариерно развитие на Личните асистенти са отлични. 

Тъй като работейки за някого на високо мениджърско ниво се научава много за самия бизнес и за начина на управлението му, и се придобиват нови полезни умения, Личният асистент може да продължи да се развива в избрана от него сфера – маркетинг, ПР или ЧР, например.

Кариерни пътища

  • Административен асистент > Личен асистент на Директор Продажби > Личен асистент на Изпълнителния директор
  • Офис мениджър > Личен асистент на Директор Продажби > Личен асистент на Изпълнителния директор > Собственик на туристическа агенция 
  • Личен асистент > ПР асистент > ПР мениджър

Квалификация

Умения

Изискванията за заемане на позиция Личен асистент са различни за различните компании, но специалистите по подбор винаги ще търсят солиден трудов опит, задържане на едно работно място за дълго време, както и подходящо образование.

Ето и някои от основните умения, търсени у кандидатите за позицията:

  • Отлични организационни умения
  • Отлични писмени и устни комуникативни умения
  • Точност и внимание към детайла
  • Спокоен и професионално държащ се човек
  • Отлични административни и компютърни умения
  • Гъвкав и адаптивен подход към работата
  • Такт и дискретност при работа с поверителна информация
  • Умения за управление на времето
  • Способност за запазване на спокойствие в стресова ситуация
  • Работа с продуктите на Microsoft Office
  • Умения за намиране на информация

Образование

Въпреки че много Лични асистенти имат висше образование, то не е задължително за справяне с работата. Добро икономическо или хуманитарно образование обаче ще ти даде предимство.

Има и много курсове, които работещите като Лични асистенти могат да изкарат, ако искат да с развиват кариерно - защита на данни, социални медии, умения за преговаряне и др.

Лични характеристики

Трябва да имаш положителен подход към работата си, да си бързо адаптивен, трудолюбив, точен, надежден, способен да работиш по много задачи едновременно, да си спокоен и професионален. Но най-важното качество от всички е да си организиран и да обичаш да организираш.

Желаните качества на Личния асистент включват:

  • надеждност, лоялност и дискретност
  • проактивност
  • отлични междуличностни умения
  • способност за организиране и на най-неорганизирания човек
  • самомотивиращ се човек
  • бързо схващащ
  • разрешаващ проблеми
  • с методичен, организиран ум
  • топла, приятна, предразполагаща личност

Плюсове

Предимствата да работиш като Личен асистент може да са много.

Вероятно ще ти хареса това, че работата ти ще е разнообразна и никога не знаеш какво ще правиш след малко. А ако покажеш ентусиазъм, може и да се включиш в различни интересни задачи и проекти.

Както при всяка работа, някои дни може да е невероятно удовлетворяващи, а други да нямаш търпение да си тръгнеш, тъй като е имало изнервящи проблеми със срещите или ИТ проблеми. Това, което ще ти носи удовлетворение обаче е не, че денят е свършил, а че си се справил с всички проблеми и си върнал работния ден отново към нормалното.


Прочети още


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"0328f":{"name":"Main Accent","parent":-1},"7f7c0":{"name":"Accent Darker","parent":"0328f","lock":{"saturation":1,"lightness":1}}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"0328f":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"},"7f7c0":{"val":"rgb(4, 20, 37)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"l":0.08,"s":0.81}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"0328f":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45,"a":1}},"7f7c0":{"val":"rgb(4, 21, 39)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"s":0.81,"l":0.08,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
ПРЕДИШНА СТАТИЯ
__CONFIG_colors_palette__{"active_palette":0,"config":{"colors":{"0328f":{"name":"Main Accent","parent":-1},"7f7c0":{"name":"Accent Darker","parent":"0328f","lock":{"saturation":1,"lightness":1}}},"gradients":[]},"palettes":[{"name":"Default","value":{"colors":{"0328f":{"val":"var(--tcb-skin-color-0)"},"7f7c0":{"val":"rgb(4, 20, 37)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"l":0.08,"s":0.81}}},"gradients":[]},"original":{"colors":{"0328f":{"val":"rgb(19, 114, 211)","hsl":{"h":210,"s":0.83,"l":0.45,"a":1}},"7f7c0":{"val":"rgb(4, 21, 39)","hsl_parent_dependency":{"h":210,"s":0.81,"l":0.08,"a":1}}},"gradients":[]}}]}__CONFIG_colors_palette__
СЛЕДВАЩА СТАТИЯ

Абонирай се за електронния ни бюлетин!

>