Организационна промяна: Наръчник за оцеляване

Наръчник за оцеляване по време на организационна промяна

организационна промяна

Тази статия е колкото за теб, толкова и за мениджмънта на компанията, в която работиш. Няколко пъти вече говорихме за това, че голяма част от ръководителите на компании в България не са достатъчно компетентни и определено са далеч от това да са лидери. Дори и когато си мислиш, че на шефа на фирмата ти се налага просто да е твърд и безкомпромисен в трудни времена, то арогантното му поведение и дезинформацията издават липса на далновидност, емоционална интелигентност и емпатия, необходими за  успешното ръководене на хора по време на организационна промяна

Така че, да, искрено се надяваме и тези, от които зависи как се чувстваш на работното си място, също да прочетат този текст. За да открият пропуските в знанията и уменията си, и да започнат да работят върху подобряването им, ако искат да ръководят устойчив и успешен бизнес, да бъдат ролеви модел за подражание и служителите им да вярват в тях. 

More...

Какво всъщност е организационна промяна?

Всяка промяна в бизнес процес, начин на работа, структурата на фирмата, управлението или собственика й, както и всяка промяна в задълженията на служителите, техните преки ръководители, организационната култура или условията на труд.

Ето няколко примера за организационна промяна:

  • Сливане или придобиване от друга компания
  • Промяна на бизнес модела на компанията - напр. от работа с крайни клиенти към работа само с дистрибутори
  • Смяна на висшия мениджмънт
  • Промяна на пряк ръководител на структурно звено 
  • Промяна на функции на отдел
  • Масово съкращение на служители, поради намалял обем на работа
  • Преназначаване/понижаване на ключови служители
  • Промяна на местоположението на работното място
  • Намаляване на възнагражденията
  • Уволнение, дори и само на един служител
  • Назначение на нов колега

Или иначе казано – всичко, което води до промяна в условията на труд, естеството на работата или работната среда за един, няколко или всички служители в компанията.

Какво преживяват служителите по време на организационна промяна?

Промяната като част живота ни

Всяка промяна в нашия живот предизвиква стрес и изисква време, за да се адаптираме психически, а понякога и физически, към нея. 

В периода на адаптация към промяната всеки човек отговаря на придружаващия я стрес с нормална защитна реакция - т.нар. съпротива към промяната.

Тази реакция съществува винаги и обикновено включва тревожност, придържане към наложени правила за работа и комуникация, както и към определени навици на работното място, нежелание за промяна, дори и минимална.

Поради различните ни темпераменти, някои хора демонстрират тази съпротива към промяната и тя е явна за околните, а други - не. Това обаче не означава, че липсва.

Организационна промяна 

Когато промяната се случва на работното място, служителят е стресиран и ефективността му намалява. Времето, за което върши работата си, драстично се увеличава, тъй като голяма част от енергията му се насочва към съпротива към промяната и справяне със стреса, и съответно ресурсите, с които разполага, за да е перфектен на работното си място, намаляват.

Ако служителя не е информиран предварително защо се прави организационната промяна и как тя ще засегне точно него, той е склонен да запълни тази празнина с инфо, получено по всякакъв друг начин. Затова и в периоди на организационна промяна вземат превес слуховете.

Ето и как разсъждава служителя:

"Ако са решили да не ми казват нищо, значи са преценили, че точно аз не трябва да знам. Следователно аз съм маловажен за компанията или дори излишен вече."  

Принципи на управлението на промяна

Какво всъщност трябва да направи ръководството на фирмата, за да управлява правилно организационната промяна?

Да седне и да помисли много добре какво иска и защо го иска.

След това просто да създаде стратегия за въвеждане и управление на организационна промяна. 

И наистина не е толкова сложно, колкото звучи. 

Стратегия за управление на организационна промяна

1. Какво и защо

Решение Какво точно и Защо трябва да се направи.

2. Предварителен анализ на риска

Съществува ли риск и в каква степен е вероятно да се случи евентуална загуба на бизнес или на ключови служители, например.

3. Разделяне на промяната на възможно най-малките й съставни части

Т.е. на няколко или доста на брой смислови единици. 

4. Планиране какво и кога във времето ще се случи

Изготвяне на график за поетапно въвеждане на всички части на промяната.

Желателно е времето между две съществени части на по-голяма промяна да е поне месец, за да се даде достатъчно време на хората не само да свикнат с направената вече по-малка промяна, но и да я осмислят и решат дали я приемат или не.

5. Създаване на информационна стратегия

Създаване на писмени информационни материали за всяка малка съставна част от промяната, изготвяне на график за информиране на служителите и насоки за устното й комуникиране, както и създаване на презентации.

Целта на тази стъпка е да се информират служителите за смисъла на промяната, както и да се управляват очакванията им, като се каже открито какво предстои, ползвайки конкретни факти, дати, цели, очакваните резултати и какво ще е въздействието върху всеки служител.

6. Въвличане на всички мениджъри в промяната

Чрез информирането им и демонстриране на доверие към тях.

Дори и организационната промяна да не ги касае изобщо.

7. Създаване на екип по внедряване на организационната промяна

Определяне на служители, които да отговарят открито на въпроси от колеги. 

Определяне на отговорни за следване на графика за внедряване на промените и информационната стратегия, както и отговорни за анализа и предотвратяването на проблеми, свързани с въвеждането на организационната промяна.

8. Информиране на всички едновременно и официално

Информирането е добре да стане лично, на обща среща, на която да се даде възможност и за задаване на въпроси.

9. Старт на организационната промяна

Чак след като са изпълнени всички предишни стъпки, може да се даде старт на промяната.

Започни със "Защо?"

За всички нас като човешки същества е от изключителна важност да знаем какъв е смисъла на нещата, които правим, както и причините, поради които настъпват промените. 

В долното 18-минутно видео Simon Sinek обяснява това, чрез своята теория за златния кръг, описана в световно известната му книга Start with Why. Видеото има български превод.

Какво да правиш, ако ръководиш фирма?

1. Отдели достатъчно време, за да помислиш какво точно ще се промени и защо.

Обмисли рисковете и изхода от всеки от тях, ако се случат.

След това разиграй всички възможни изходи от всички възможни ситуации – добри и лоши, и изготви план за действие за всеки от тях.

За всеки случай и за да си подготвен.

2. Създай план за въвеждане на организационната промяна.

Следвайки стъпките от предишната глава, създай строен план за въвеждане на промяната.

3. Информирай, информирай, и отново информирай

Информирай преди всяка стъпка всички защо се прави тази промяна, както и какво предстои да се случи.

4. Дръж се достойно и етично.

Не лъжи, не подвеждай и не заблуждавай служителите в компанията.

5. Бъди честен със себе си

Бъди честен със себе си, и ако мислиш, че не можеш да се справиш без бизнеса ти да пострада, потърси външна помощ.

Има достатъчно консултантски компании в България, компетентни да се справят ефективно с целия процес. Избери една и следвай препоръките им.

Какво да правиш, ако си потърпевш служител?

1. Елиминирай стреса

Стресът разболява. Задължително трябва да вземеш мерки това да не се случи. 

Един добър начин да го направиш, е като приоритизираш важните неща за теб в живота ти.  

Вземи лист хартия и химикал и ги изброй, като започнеш от най-важното за теб.

След това насочи цялата си енергия към нещата на първите места. (Сигурни сме, че работата няма да е там, тъй като наистина има по-важни неща от нея 🙂 )

Целенасочено ангажирай цялото си свободно време само с тях.

Постепенно силата на стреса на работа ще избледнее и намалее, заменен от силните позитивни емоции, свързани с времето прекарано със семейството ти, приятелите ти, пътуванията ти или пък хобито ти.

2. Прецени дали промяната ти допада или не, както и това да си служител в тази фирма

Един простичък, но силно ефективен начин да направиш това, е като съставиш списък с плюсове и минуси.

Включи в него всичко важно за теб като служител и човек – допадащи ти работни задължения, прекрасни колеги, много добри условия на труд, вдъхновяващ пряк ръководител и ръководство на фирмата, много добра заплата, отлични възможности да смениш работата си,  наличие на баланс работа/личен живот, и всичко друго, което прецениш, че е от значение за теб.

След това оцени с (+) наличието на даден критерий на работното ти място или в живота ти, а с (-) - липсата му.

Така ще имаш по-ясна представа каква е реалността.

3. Направи план за действие

Ако решиш да останеш, включи в него елементарни действия, които да ти позволят да се адаптираш възможно най-безболезнено към промяната. Този план може да включва самообучение, развитие на конкретно твое умение или знание, или пък промяна на някои дребни навици (отиване на работа по-рано, обяд с колеги, слушане на музика със слушалки, и др.).

Ако пък решиш, че това работно място повече не те устройва, направи план как да си тръгнеш възможно най-бързо.

4. Бъди себе си

Не се променяй, за да станеш незабележим или за да се харесаш на някого.

Работните ти взаимоотношения работят на същия принцип, на който и продължителната ти връзка или дългогодишното ти приятелство с някого. Колкото и да се опитваш да бъдеш някой друг, няма как да го правиш през цялото време.  

Безсмислено е да изразходваш ценна енергия, за да поддържаш образ, който рано или късно ще бъде компрометиран. 

За финал

Към ръководителите на компании:

Добрият шеф обмисля предварително всяка своя дума, всяко свое действие или бездействие от всички възможни гледни точки. Той не е импулсивен и няма фаворити. Споделя плановете си за организационна промяна с всички едновременно в подходящото време и по подходящ начин. Има доверие в служителите си.

Добрият шеф знае, че спокойният служител е ефективен, информираният служител е партньор, а въвлеченият в организационната промяна служител е мотивиран и ангажиран. 

Ако ръководиш фирма и четеш това, надяваме се да последваш съветите ни.
Информирай предварително всички защо се случва организационната промяна, както и какво и кога предстои. Ползвай факти и дати. Изяснявай цели и очаквани резултати. Уважавай служителите си! 

Казахме ли – информирай ги постоянно? Не? Информирай, информирай, информирай!

Не си мисли, че можеш и знаеш всичко. Забрави за егото си! По-важното нещо от него, когато ръководиш бизнес, са хората, които изкарват парите ти!

В противен случай очаквай огромно текучество (за което ще бъдеш виновен само ти) и, естествено, спадане на качеството на обслужване на клиентите на компанията ти. А това, както знаеш, в дългосрочен план води и до друг спад - в оборота и печалбата. 

И няколко реда към теб - служителя, подложен на огромен стрес и несигурност за работното си място в момента:

Прецени внимателно дали промените и атмосферата в твоята компания ти допадат. Ако отговорът ти е „не“, направи промяна. Намери по-доброто работно място. Или поне се опитай.

Това е твоя живот. Ще си постоянно стресиран и недоволен, ако се страхуваш дори да пробваш да смениш работата си. Просто действай!

Успех!

Нека намерим новата ти работа заедно!

Разгледай услугите ни, избери подходящата за теб и я поръчай още днес.

Ползван източник: Psychology Today

>