Ефективна комуникация на работното място
0 КОМЕНТАР/И
Комуникацията е едно от най-базовите човешки умения. Комуникираме помежду си още от каменната ера, така че е логично да предположим, че сме усвоили до съвършенство това умение. Реалността обаче е друга - повечето хора не се справят добре с него. Особено що се отнася до ефективната комуникация на работното място.
Ето какво трябва да знаеш, за да го усъвършенстваш.
More...
Ефективна комуникация на работното място: видове
Ефективната комуникация на работното място представлява способността да се предаде послание по начин, който има смисъл и за двете страни в общуването.
И за да сме успешни в това, следва да се съобразяваме с начина на комуникация:
Писмена комуникация
Писмената комуникация на работното място включва общуването ни чрез имейли, писмени съобщения, доклади и отчети.
Едно от най-важните неща, които трябва да имаш предвид, когато общуваш писмено на работното си място, е правилото да минаваш веднага на въпроса. Хората не искат да четат ненужни подробности, за да стигнат до същината. Затова включи най-важното в началото на текста.
Вербална комуникация
Вербалната комуникация на работното място е устното общуване - независимо дали по време на телефонен разговор с клиент или в личен разговор с колега в коридора.
Умението за отлична вербална комуникация включва не само организиране на мислите по кратък, ясен начин, но и способност за активно слушане на събеседника.
Невербална комуникация
От стойката ни до мимиките, които правим, докато говорим - невербалната комуникация играе важна роля за начина, по който ще бъде прието нашето съобщение на работното място.
Езикът на тялото ти следва да излъчва позитивно послание.
Най-важният съвет тук е да поддържаш очен контакт във всеки възможен момент, докато комуникираш с някого. Така създаваш доверие и емоционална връзка със събеседника си. А това е в основата на ефективната комуникация на работното място.
Комуникация на работното място: 8 основни правила
Има много стратегии за подобряване на комуникацията на работното място. Нека разгледаме основните:
1. Яснота
За да комуникираш ефективно, трябва да се изразяваш ясно, за да не нараниш или обидиш отсрещната страна без да искаш.
Не повишавай интонацията си и не се опитвай да манипулираш емоционално другия. Кажи мнението си по ясен и директен начин, без да си агресивен и нападателен.
2. Овладяване на емоциите
Понякога, когато споделяме различно мнение, разговорът може да се разгорещи и да се стигне до конфликт.
Ако имаш категорично мнение по дадена тема и разговорът е на път да се превърне в спор, поеми дълбоко въздух и направи пауза. Дай си малко време да се успокоиш. Продължаването на дискусията в такъв момент само ще доведе до казване на неща, за които по-късно ще съжаляваш.
3. Подготовка за разговора
Всички се чувстваме по-уверени по време на разговор, когато сме предварително подготвени за него.
Това важи и за разговорите на работното ни място, независимо дали става въпрос за комуникация по време на среща или за искане за повишение.
Помисли предварително какво искаш да постигнеш, и какво и как ще кажеш. Така ще предотвратиш изпадането в защитна или агресивна реакция, ако бъдеш предизвикан.
4. Позитивен език на тялото
Винаги, когато комуникираш, следва да се стремиш да използваш позитивен език на тялото. Само така комуникацията ще е ефективна и смислена.
Стойката ти следва да е изправена и да използваш „отворени“ жестове. Гледай хората в очите, не напрягай лицевите си мускули и се усмихвай. Всичко това ще ти помогне да си едновременно категоричен и ясен без да предизвикваш негативен отговор.
Ако не следваш тези правила, а вместо това например скръстваш ръце, мръщиш се, повишаваш тон или сочиш с пръст, единственият отговор, който ще предизвикаш, е агресия и затваряне.
5. Умение да се казва „Не“ по правилен начин
Умението да казваш „Не“ по правилен начин ще ти помогне да общуваш ефективно на работното място, без да нараняваш чувствата на другите и без да предизвикваш негативни реакции.
Единственото, което трябва да направиш, е ясно, спокойно и добронамерено да кажеш „Не“, като споделиш обективните причини за отказа си.
6. Даване на конструктивна критика
Отправянето на конструктивна критика следва да се случва, само ако отсрещната страна я иска и е готова да я приеме.
Ако искаш да помогнеш на някого да подобри начина си на работа и чувстваш, че той би приел критика, предложи мнението си. То обаче следва да е наистина конструктивно, т.е. да предлага реални възможности за подобрение, а не критика на минали поведения или на личността на събеседника ти.
7. Изслушване на другите
За да получиш това, което искаш и от което имаш нужда на работното си място е важно споделяш мнението си.
Докато го правиш обаче не забравяй да даваш възможност и на другите да говорят.
Ако не ги изслушваш и не се опиташ да разбереш тяхната гледна точка, няма как да водиш диалог и да си част от една общност. Така комуникацията просто ще спре да е ефективна и диалога ще се превърне в монолог.
8. Преодоляване на непродуктивни навици
Прекъсваш другите, докато говорят, за да не забравиш мисълта си? Когато другите говорят, спираш да слушаш и се отнасяш в мислите си?
Всички имаме лоши навици, от които е добре да се отърсим.
Ако вече си наясно какви са твоите, помоли колегите ти да ти помогнат, като ти ги посочват всеки път, в който ги видят. Така ще можеш да насочиш усилията си за преодоляването им по-лесно и ефективно.
Ако пък не си сигурен какви са твоите навици, които дразнят другите, когато общуваш с тях, просто ги попитай. Откритата дискусия за това какви промени би могъл да направиш ще ти е изключително полезна и ще ти помогне да подобриш уменията си за ефективна комуникация.
Как да кажеш мнението си, така че да бъдеш чут?
Умението и увереността да заявяваш мнението си по време на работа е от решаващо значение за кариерното ти развитие.
Ако обаче направиш това в неподходящата ситуация или време, всичко, което ще постигнеш, е да си създадеш проблеми и да повлияеш отрицателно на крайния резултат от усилията ти.
Нека видим как да го направиш уместно, така че да повлияеш позитивно както на твоите цели, така и на целите на работодателя ти.
Ситуации
Основно правило при изказване на мнение е следното: Ако си част от дадена ситуация и тя те засяга (пряко или непряко), е добра идея да кажеш мнението си.
От друга страна, ако ситуацията няма нищо общо с теб, не се намесвай в нея.
Причини
Най-добрият начин да решиш дали да споделиш какво мислиш, е да се запиташ: Ще се случи ли нещо положително за мен, колегите ми или компанията, ако предложа мнението си?
Ако отговорът е „Да“, тогава непременно кажи какво мислиш.
Ако ти е трудно да прецениш дали това ще доведе до нещо добро, направи пауза и помисли дали изобщо следва да споделяш мнение.
Начин на говорене
И на последно място, начинът, по който казваш какво мислиш, също е от съществено значение.
Ако споделиш мнението си по ясен и позитивен начин, е много вероятно то да бъде прието и това да доведе до положителни промени. Разбира се, за целта следва да си добре подготвен и да говориш ясно и аргументирано.
От друга страна, ако не кажеш какво мислиш по ясен начин, не правиш услуга на никого. Хората, които те слушат, няма да те разберат, или още по-лошо – ще те разберат погрешно. Така само ще направи ситуацията още по-неприятна.
За финал
Умението за ефективна комуникация на работното място е ключово не само за кариерното ти развитие, но и за начина, по който ще бъдеш приет от колегите и ръководителите ти.
Усъвършенстването му обаче не е лесно и изисква полагане на последователни усилия за продължителен период от време. И най-доброто нещо, което можеш да направиш, е да решиш да се отдадеш на този процес и да имаш предвид, че ще е продължителен.