Информационно претоварване на работното място: техники за справяне

Живеем в информационна ера и съвременните работещи плуват в море от информация. И има опасност да се удавят, ако не знаят как да се справят с един всеобщ феномен на работното място – информационно претоварване.

То се случва, когато прекалено голям обем информация ни претоварва дотолкова, че прави запомнянето, структурирането и ориентирането в информацията почти невъзможно.

Представяме ви няколко техники, които могат да ви помогнат да се справите с информационната лавина на работното си място. Те могат да увеличат не само работоспособността и продуктивността ви, но и чувството ви за удовлетвореност от свършеното.

Теория за когнитивното натоварване

Поддържането на спретнато работно място е задължително за някои професии – кухнята в ресторанта трябва да е винаги чиста и подредена, а на строителния обект да няма стърчащи пирони и остатъци от строителни материал по пода.

Що се отнася до работещите с информация обаче (всички, които работим предимно на компютър), поддържането на нашите дигитални и умствени работни пространства чисти и подредени е само пожелателно. Подобно на готвача със светещата и просторна кухня или на строителния работник с подредените точни инструменти, работещите в офис също следва да организират отлично своите „работни пространства“, за да могат да си свършат работата ефективно.

За много от нас е трудно да правим тази ежедневна „поддръжка“. Затова  и постоянно наваксваме с непрочетените имейли и имаме по поне 10 раздела, отворени в браузъра си. А работният ни ден минава в опити да приоритизираме мислено и да помним кои неща са важни и спешни. И понякога успяваме, понякога – не съвсем. Но определено в края на деня сме изтощени.

Защо е толкова натоварващо за психиката ни ежедневно да обработваме огромни количества информация?

Отговорът е: Заради когнитивното натоварване.

Теорията за когнитивното натоварване се прилага в ситуации, в които обемът или типът на входящата информация засяга способността ни да усвояваме нова информация. 

Sweller групира тази информация в 3 категории, всяка от които засяга нашите познавателни способности по различен начин.

Как се получава информационно претоварване?

Информационно претоварване възниква, когато нашето когнитивно натоварване (особено вътрешното и външното) стане прекалено голямо и обезоръжи способността ни да приемаме нова информация.

Съвременните, технологично грамотни и претъпкани с информация работещи се сблъскват с информационно претоварване, идващо от различни посоки ежедневно.

Повечето започват нова дейност всеки ден (било то проучване в интернет как да направят нещо или отговор на имейл на недоволен клиент, или пък спешна поръчка на офис материал…). Реагират на новите изисквания към тях, като отварят нов раздел браузъра си или пък си записват някъде, мислейки си „Ще стигна до това по-късно“. След което, в края на деня, започват да губят представа кое все още е важно. Това допълнително подхранва когнитивния цикъл на натоварване.

Парадоксално, всичко това ни кара да се чувстваме сякаш контролираме работата си. Това е така, защото обикновено  надценяваме способността си да изпълняваме няколко задачи едновременно.

Също така, всеизвестен факт е, че в технологичното общество, в което всички живеем, жадуваме да получаваме нови и нови известия, имейли, … Допаминът в тялото ни се увеличава, когато сме „наградени“ с нова информация. Т.е., буквално сме пристрастени към новостите, включително и към нотификациите и новите отговори в чата, и драстично подценяваме умението си да превключваме от една тема или задача на друга.

Всичко това ни вкарва в порочния цикъл да очакваме с нетърпение всяка новост (отговор на имейл, нов коментар, интересна нова задача, …), да се претоварваме с нова информация и постоянно да губим фокуса си.

Как да избегнем информационно претоварване?

Когато сме претоварени, сме по-малко ефективни. Тогава или търсим лесни, често маловажни задачи, за да продължим все пак да се чувстваме „продуктивни“, или се парализираме и не знаем откъде изобщо да започнем. А в този информационен хаос може да пренебрегнем нещо важно или спешно.

Ето няколко изпитани начина за преодоляване/ предотвратяване на информационно претоварване.

Управление на известията

Приложенията за незабавни съобщения (като Slack, например), както и всяка друга платформа, която ползваме за служебен чат, са едновременно предимство и пречка за продуктивността ни.

Заглушаването на известията за определени периоди от време помага да поддържаме когнитивните си способности в отлична форма. И да избегнем информационно претоварване.

Стратегии за управление на времето

Интернет е пълен с тактики за организиране на работата, като например техниката Pomodoro. Има и доста други методи, с които можем да управляваме ефективно времето си на работното място.

Намерете тази стратегия, която работи за вас, тук.

Групиране на задачи

Техника, популяризирана от Tim Ferriss в книгата му Four Hour Workweek.

Чрез обединяване на подобни задачи и извършването им последователно се минимизира превключването от една задача на друга. Например, отговор само на имейли от 15:00 до 16:00 часа в понеделник, сряда и петък.

Използване на енергийния пик

Различните хора имат различни нива на енергия по време на работния си ден. Някои са най-енергични сутрин, други - вечер.

Какъвто и да е вашия случай, структурирайте деня си така, че най-голямото ви когнитивно натоварване да съответства на най-високите ви енергийните нива.

Планиране

Колкото по-малко трябва да мислим за това, което правим, толкова повече можем да свършим. 

Организирайте деня си предварително. Преценете колко време ще отнеме всяка задача, решете кога ще я направите и си подгответе всичко, което ще ви трябва, за да я свършите. Така, когато дойде време за нея, ще можете направо да се потопите в нея.

Информацията, която ни залива във всеки един момент е нож с две остриета.

На пръв поглед в момента ни е по-лесно от всякога да усвояваме нови умения, да споделяме знания с другите и да вършим работата си максимално добре. Но ако се вгледаме по-отблизо, ще видим че повечето от нас изпитват все по-големи трудности да останат фокусирани, енергични и продуктивни.

Техниките за справяне с т.нар. информационно претоварване могат да ви помогнат да работите по-добре, организирайки отлично вашето работно място – дигиталното и умственото ви пространство.